Điểm mới về đăng ký hộ kinh doanh theo nghị định 168/2025/NĐ-CP

Ngày 30/06/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (“Nghị định 168”), có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Nghị định 168 thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP, với nhiều thay đổi đáng kể liên quan đến đăng ký và hoạt động của hộ kinh doanh (HKD), nhằm đơn giản hóa thủ tục, thúc đẩy chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

Bài viết này sẽ tập trung vào những cập nhật quan trọng nhất mà các chủ hộ kinh doanh cần lưu ý.

1. Thay đổi cơ quan và địa điểm đăng ký hộ kinh doanh

Do thay đổi về mô hình chính quyền địa phương hai cấp, từ ngày 01/07/2025, phân cấp thẩm quyền đăng ký HKD chính thức thay đổi từ cấp huyện xuống cấp xã (Điều 20, 22 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Cụ thể:

Cơ quan đăng ký: Phòng Kinh tế (hoặc tương đương) thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ là nơi tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Nộp hồ sơ linh hoạt: Người dân có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại bất kỳ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nào trong phạm vi tỉnh, thành phố nơi HKD đặt trụ sở (khoản 2 Điều 88 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

2. Thống nhất mã số hộ kinh doanh theo mã số thuế

Quy định về cấu trúc mã số đăng ký HKD trước đây đã được bãi bỏ tại Nghị định 168. Theo quy định mới, mã số HKD chính là mã số thuế do hệ thống của cơ quan thuế cấp và được liên thông tự động với hệ thống thông tin về đăng ký HKD. Mã số này sẽ là mã định danh duy nhất cho HKD trong suốt quá trình hoạt động, giúp chuẩn hóa và đơn giản hóa công tác quản lý (Điều 91 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

3. Đơn giản hóa hồ sơ và đẩy mạnh đăng ký trực tuyến

Nghị định 168 đẩy mạnh chuyển đổi số bằng việc cho phép đăng ký HKD qua mạng thông tin điện tử một cách toàn diện (Điều 94, 111 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Đăng ký trực tuyến: Chủ HKD sử dụng tài khoản định danh điện tử (VNeID) để thực hiện toàn bộ thủ tục đăng ký trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh (Điều 111, 113 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). 

Các quy định trước đây tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP về xác thực thông tin của người thành lập hộ kinh doanh cơ bản vẫn dựa trên các giấy tờ pháp lý truyền thống (căn cước công dân, chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu…), chưa cập nhật các công cụ mới trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng tác động sâu rộng đến hoạt động của cơ quan nhà nước, người dân, hộ kinh doanh. 

Vì vậy, Nghị định 168 đã bổ sung các công cụ xác định danh tính mới như số định danh cá nhân, định danh điện tử nhằm cắt giảm thành phần hồ sơ, giảm tải số lượng thông tin kê khai, hạn chế tình trạng giả mạo thông tin thành lập hộ kinh doanh, doanh nghiệp không vì mục đích kinh doanh hợp pháp như đăng ký (ví dụ mua bán hóa đơn…).

Hồ sơ tinh gọn: Bãi bỏ yêu cầu nộp bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân (như Căn cước công dân) nếu đã kê khai số định danh cá nhân, do dữ liệu sẽ được kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để xác thực (Điều 92 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Nghị định 168 cũng bãi bỏ yêu cầu nộp Biên bản họp thành viên hộ gia đình ra khỏi nhiều thành phần hồ sơ (Điều 99, 100 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh quy định rõ hơn: 

Điều 100 Nghị định 168 quy định rõ các trường hợp HKD phải đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bao gồm:

a) Tên hộ kinh doanh;

b) Địa chỉ trụ sở;

c) Chủ hộ kinh doanh;

d) Thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh;

đ) Vốn kinh doanh;

e) Ngành, nghề kinh doanh;

g) Nội dung đăng ký thuế của hộ kinh doanh, trừ phương pháp tính thuế.

Nghị định 168 cũng bổ sung quy định về thành phần hồ sơ thay đổi chủ HKD khi chủ hộ chết, mất tích, hạn chế năng lực hành vi dân sự, v.v. đồng thời bãi bỏ quy định về mua bán, tặng cho hộ kinh doanh.

Trường hợp hộ kinh doanh cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh mà không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 100 Nghị định này thì hộ kinh doanh gửi giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Trường hợp hộ kinh doanh cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ có trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh (Điều 101 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: sẽ được cấp dưới hình thức văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử, thay vì chỉ bản giấy như trước đây. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh (khoản 1 Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

4. Siết chặt quy định về ủy quyền nhằm hạn chế tình trạng hồ sơ giả mạo

Bên cạnh quy định về sử dụng tài khoản định danh nhằm bảo đảm tính xác thực của hồ sơ đăng ký HKD, để hạn chế tình trạng mạo danh, thành lập HKD “ma” nhằm mục đích trái pháp luật như mua bán hóa đơn, quy định về ủy quyền đã được siết chặt hơn thông qua cơ chế xác thực điện tử; Nghị định 168 cũng làm rõ quy định về công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền đại diện hộ kinh doanh của thành viên hộ gia đình.

Những thay đổi tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc cải cách thủ tục hành chính, tạo ra một môi trường kinh doanh minh bạch và thuận lợi hơn cho các hộ kinh doanh. Các chủ hộ kinh doanh cần nắm rõ các quy định mới này để đảm bảo tuân thủ và tận dụng các lợi ích mà chính sách mang lại.

Lưu ý: Nội dung trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo chung và không cấu thành ý kiến tư vấn pháp lý cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào. Các quy định pháp luật được viện dẫn có hiệu lực tại thời điểm đăng tải và có thể thay đổi, được sửa đổi, bổ sung hoặc hết hiệu lực theo thời gian. Do đó, để nhận được sự hỗ trợ pháp lý chính xác và phù hợp nhất, Quý độc giả vui lòng liên hệ trực tiếp với luật sư của chúng tôi để được tư vấn.